Eine Bestellung ist ein kommerzielles Quelldokument. Quelldokumente Die Papierspur der Finanztransaktionen eines Unternehmens wird im Rechnungswesen als Quelldokument bezeichnet. Unabhängig davon, ob Schecks zur Auszahlung ausgestellt, Verkäufe zur Erstellung von Belegen getätigt, Rechnungsrechnungen von Lieferanten gesendet oder Arbeitszeiten auf dem Arbeitszeitblatt eines Mitarbeiters erfasst werden - alle entsprechenden Dokumente sind Quelldokumente. Dies wird von der Einkaufsabteilung eines Unternehmens ausgestellt, wenn eine Bestellung bei seinen Lieferanten oder Lieferanten aufgegeben wird. Das Dokument enthält Angaben zu den zu kaufenden Artikeln, z. B. Art der Waren, Menge und Preis. In einfachen Worten ist es der Vertrag, den der Käufer beim Kauf von Waren vom Verkäufer abschließt.
Bestellschritte
1. Der Käufer erstellt eine Bestellanforderung
Bevor Sie die Bestellung an den Lieferanten senden, müssen Sie zunächst eine Bestellanforderung erstellen. Dies ist ein Dokument, das innerhalb des Unternehmens an die Einkaufsabteilung ausgestellt wurde, um den Überblick über die bestellte Ware zu behalten.
Die Bestellanforderung hilft dem Unternehmen auch dabei, ein Konto über seine Ausgaben zu führen. Ausgaben Ein Aufwand ist eine Art von Ausgaben, die durch die Gewinn- und Verlustrechnung fließen und von den Einnahmen abgezogen werden, um zum Nettoeinkommen zu gelangen. Aufgrund des Abgrenzungsprinzips in der Rechnungslegung werden Aufwendungen zum Zeitpunkt ihrer Entstehung erfasst, nicht unbedingt zum Zeitpunkt ihrer Bezahlung. . Die Bestellung wird erst erstellt, nachdem die Bestellanforderung vom autorisierten Manager genehmigt wurde.
2. Der Käufer erstellt eine Bestellung
Wenn die zu kaufenden Waren vereinbart sind, wird die Bestellung erstellt. Die Bestellung listet das Datum der Bestellung auf. FOB-Versandinformationen Freight on Board (FOB) Freight on Board (FOB), auch als Free on Board bezeichnet, ist ein von der Internationalen Handelskammer (ICC) veröffentlichter Begriff des internationalen Handelsrechts. , Rabattbedingungen, Namen des Käufers und Verkäufers, Beschreibung der gekauften Waren, Artikelnummer, Preis, Menge und Bestellnummer.
Die Bestellnummer ist eine eindeutige Nummer, die einer bestimmten Bestellung zugeordnet ist. Es dient zwei Zwecken. Zum einen muss sichergestellt werden, dass die bestellten Waren mit den eingegangenen übereinstimmen. Zweitens wird die Bestellnummer mit der Rechnung abgeglichen, um sicherzustellen, dass dem Käufer der richtige Betrag für die Ware berechnet wird.
3. Der Verkäufer akzeptiert die Bestellung (oder lehnt sie ab)
Am Ende der Bestellung befindet sich eine gepunktete Linie, über die der autorisierte Manager des Verkäufers die Bestellung abzeichnen kann. Die Bestellung enthält alle Details über die Transaktion und was der Käufer erwartet. Sobald der Verkäufer die Bestellung erhalten hat, hat er das Recht, das Dokument entweder anzunehmen oder abzulehnen. Sobald die Bestellung angenommen wurde, wird sie für beide Beteiligten zu einem rechtsverbindlichen Vertrag.
4. Der Käufer zeichnet die Bestellung auf
Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, bleibt die Bestellung "offen". Eine offene Bestellung ist eine Bestellung, bei der die Bestellung aufgegeben wird, die Waren jedoch noch nicht eingegangen sind, oder es kann bedeuten, dass nur ein Teil der Bestellung eingegangen ist. In jedem Fall bedeutet dies, dass die Lieferung der Waren nicht vollständig ist.
Vorteile von Bestellungen
1. Vermeidet doppelte Bestellungen
Bestellungen bringen einem Unternehmen mehrere Vorteile. Das Wichtigste ist, dass Doppelbestellungen vermieden werden. Wenn sich ein Unternehmen für eine Skalierung des Geschäfts entscheidet, können Bestellungen helfen, den Überblick darüber zu behalten, was von wem bestellt wurde.
Wenn ein Käufer ähnliche Produkte bestellt, kann es auch schwierig sein, die Rechnungen abzugleichen. Die Bestellung dient als Scheck für die Rechnungen, die bezahlt werden müssen.
2. Verfolgt eingehende Bestellungen
Darüber hinaus helfen Bestellungen dabei, eingehende Bestellungen zu verfolgen, und ein gut organisiertes Bestellsystem kann dazu beitragen, den Lagerbestand zu vereinfachen Fertigwaren, die ein Unternehmen angesammelt hat. Es wird oft als das illiquide aller kurzfristigen Vermögenswerte angesehen - daher wird es bei der schnellen Verhältnisberechnung vom Zähler ausgeschlossen. und Versandprozess.
3. Dient als rechtliche Dokumente
Bestellungen dienen als rechtliche Dokumente und helfen, zukünftige Streitigkeiten bezüglich der Transaktion zu vermeiden.
Wie verwendet der Lieferant die Bestellung?
Bestellungen spielen eine wichtige Rolle in der Bestandsverwaltung. Wenn der Lieferant die Bestellung erhält, nimmt er die in der Bestellung aufgeführten Artikel aus seinem Inventar. Die Bestellung hilft dabei, Aufzeichnungen über den Lagerbestand zu führen und etwaige Abweichungen zwischen den in den Aufzeichnungen angegebenen Werten und dem tatsächlichen Bestand festzustellen.
Zusätzlich benötigt der Lieferant die Bestellung, um die Bestellung korrekt auszuführen. Der Käufer wird vom Lieferanten auch auf der Grundlage der in der Bestellung vereinbarten Zahlungsbedingungen belastet.
Bestellung vs. Rechnung
Die Bestellung ist ein vom Käufer erstelltes Dokument und dient der Bestellung von Waren beim Lieferanten. Die Rechnung hingegen wird vom Lieferanten erstellt und zeigt, wie viel der Käufer für vom Lieferanten gekaufte Waren bezahlen muss. Die Bestellung ist ein Kaufvertrag, während die Rechnung die Bestätigung des Verkaufs ist.
Bestellung vs. Kundenauftrag
Während die Bestellung zeigt , welche Waren von einem Lieferanten bestellt wurden, die Kundenauftrag wird durch den Lieferanten erzeugt und an den Käufer gesendet. Es bedeutet die Bestätigung oder Genehmigung des Verkaufs. Heutzutage basiert der Bestellvorgang nicht mehr auf Papier, und der Käufer sendet seinen Lieferanten normalerweise eine elektronische Bestellung. Dies erfolgt über das PO-Modul in der ERP-Software. Dies beschleunigt den Kaufprozess und verringert gleichzeitig die Fehlerwahrscheinlichkeit.
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