Übersicht über Quelldokumente

Jedes Mal, wenn ein Unternehmen an einer Finanztransaktion beteiligt ist, wird ein Papierpfad erstellt. Dieser Papierpfad wird in der Buchhaltung als Quelldokument bezeichnet. Unabhängig davon, ob Schecks zur Auszahlung ausgestellt, Verkäufe zur Erstellung von Belegen getätigt, Rechnungsrechnungen von Lieferanten gesendet oder Arbeitszeiten auf dem Arbeitszeitblatt eines Mitarbeiters erfasst werden - alle entsprechenden Dokumente sind Quelldokumente.

Quelldokumente

Die Bedeutung von Quelldokumenten

Quelldokumente sind in erster Linie wichtig für den Buchhaltungs- und Rechnungslegungsprozess. Finanzbuchhaltungstheorie Die Finanzbuchhaltungstheorie erklärt das "Warum" der Buchhaltung - die Gründe, warum Transaktionen auf bestimmte Weise gemeldet werden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die wichtigsten Prinzipien der Finanzbuchhaltungstheorie zu verstehen, da sie als physischer Beweis dafür dienen, dass eine Finanztransaktion tatsächlich stattgefunden hat. Heutzutage müssen diese Dokumente nicht unbedingt eine physische Kopie sein - sie können eine elektronische Form der Bestätigung sein.

Darüber hinaus sind Quelldokumente für den Prüfungsprozess von wesentlicher Bedeutung. Wenn Unternehmen einer Prüfung unterzogen werden, erhöht der Zugang des Abschlussprüfers zu einem übersichtlichen und zugänglichen Papierpfad aller Transaktionen die allgemeine Legitimität und Unabhängigkeit der Prüfung. Um die Richtigkeit der Salden des Unternehmens in einzelnen Konten zu bestätigen, benötigen die Prüfer uneingeschränkten Zugriff auf alle Dokumente. Um ein Unternehmen reibungsloser zu führen und die Transparenz zu verbessern, sollten alle Quelldokumente aufbewahrt und zur späteren Bezugnahme aufbewahrt werden.

Gängige Arten von Quelldokumenten

In seiner einfachsten Form enthält ein Quelldokument im Allgemeinen die folgenden Informationen:

  • Das Datum der Transaktion
  • Der Gesamtbetrag der Transaktion
  • Eine Beschreibung der Transaktion
  • Eine oder mehrere autorisierende Signaturen

Die häufigsten Dokumente sind:

  • Schecks
  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Gutschriften
  • Mitarbeiterzeitkarten
  • Einzahlungsscheine
  • Kauforder

Dokumentenspeicher

Alle durch Quelldokumente generierten Informationen sollten ordnungsgemäß im Journal, in der Buchhaltungssoftware oder in den Finanzbüchern des Unternehmens aufgezeichnet werden. Nach der ersten Aufzeichnung sollten alle Dokumente aufbewahrt und in einer Datei organisiert und in ein System gestellt werden, damit sie jederzeit abgerufen werden können. Es ist auch wichtig, allgemeine interne Kontrollverfahren aufzuzeichnen. Leitfaden für die forensische Prüfung Eine forensische Prüfung ist eine detaillierte Prüfung der Aufzeichnungen eines Unternehmens, die vor Gericht in einem Gerichtsverfahren verwendet werden soll. Buchhalter, Anwälte und Finanzfachleute sind beteiligt. Bei einer solchen Prüfung werden sie nach Korruption, Interessenkonflikten, Bestechung, Erpressung, Veruntreuung von Vermögenswerten und Finanzbetrug suchen und angeben, wer in der Firma auf Zahlungen, Bestellungen und andere Transaktionen zugreifen und diese autorisieren kann.

Originalität der Quelldokumente

In den meisten Fällen sind Fotokopien von Quelldokumenten gesetzlich zulässig. Laut dem US Internal Review Service (IRS) sind diese Fotokopien rechtlich akzeptabel, solange sie vollständige, lesbare und genaue Darstellungen des Originaldokuments sind. Ebenso akzeptiert die Canadian Revenue Agency (CRA) gescannte Dokumente, solange die Aufzeichnungen in Papierform erstellt und aufbewahrt oder in einem elektronisch zugänglichen und lesbaren Format gespeichert werden. Obwohl das Organisieren und Ablegen dieser Dokumente mühsam sein kann, kann die zusätzliche Zeit für die ordnungsgemäße Pflege eines Papierpfads und die Schaffung eines einfachen Zugriffs auf diese Dokumente in Zukunft zu einer enormen Zeitersparnis führen und außerdem für mehr Transparenz sorgen.

Zusätzliche Ressourcen

Im Folgenden finden Sie einige zusätzliche kostenlose Finanzressourcen, die Sie auf Ihrem Weg zur Weiterentwicklung Ihrer Finanzkarriere unterstützen.

  • Bilanzierung von Ertragsteuern Bilanzierung von Ertragsteuern Die Ertragsteuern und ihre Bilanzierung sind ein Schlüsselbereich der Unternehmensfinanzierung. Ein konzeptionelles Verständnis der Bilanzierung von Ertragsteuern ermöglicht es einem Unternehmen, finanzielle Flexibilität aufrechtzuerhalten. Steuern sind ein kompliziertes Navigationsfeld und verwirren oft selbst die erfahrensten Finanzanalysten.
  • Analyse des Jahresabschlusses Analyse des Jahresabschlusses Durchführung der Analyse des Jahresabschlusses. In diesem Leitfaden lernen Sie, eine Bilanzanalyse der Gewinn- und Verlustrechnung, der Bilanz und der Kapitalflussrechnung durchzuführen, einschließlich Margen, Kennzahlen, Wachstum, Liquidität, Hebelwirkung, Renditen und Rentabilität.
  • Theorie der Finanzbuchhaltung Theorie der Finanzbuchhaltung Die Theorie der Finanzbuchhaltung erklärt das "Warum" der Buchhaltung - die Gründe, warum Transaktionen auf bestimmte Weise gemeldet werden. Dieser Leitfaden hilft Ihnen, die wichtigsten Prinzipien der Finanzbuchhaltungstheorie zu verstehen
  • Kosten der verkauften Waren Buchhaltung Unsere Buchhaltungshandbücher und -ressourcen sind Selbststudienführer, um Buchhaltung und Finanzen in Ihrem eigenen Tempo zu lernen. Durchsuchen Sie Hunderte von Handbüchern und Ressourcen.

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