Mit der Funktion SUBTOTAL in Excel können Benutzer Gruppen erstellen und anschließend verschiedene andere Excel-Funktionen wie SUMME, COUNT, AVERAGE, PRODUCT, MAX usw. ausführen. Die Funktion SUBTOTAL in Excel hilft somit bei der Analyse der bereitgestellten Daten.
Formel
SUBTOTAL = (Methode, Bereich1, [Bereich2… Bereich_n])
Wobei Methode die Art der Zwischensumme ist, die Sie erhalten möchten
Range1, range2… range_n ist der Bereich der Zellen, die Sie zwischensummen möchten
Warum müssen wir SUBTOTALS verwenden?
Manchmal benötigen wir Daten, die auf verschiedenen Kategorien basieren. Zwischensummen helfen uns, die Gesamtsummen mehrerer Datenspalten in verschiedene Kategorien zu unterteilen.
Betrachten wir zum Beispiel Kleidungsstücke unterschiedlicher Größe. Mit der Funktion SUBTOTAL können Sie verschiedene Größen in Ihrem Lager ermitteln.
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Wie verwende ich die SUBTOTAL-Funktion in Excel?
Es sind zwei Schritte zu befolgen, wenn wir die SUBTOTAL-Funktion verwenden möchten. Diese sind:
- Formatieren und Sortieren der bereitgestellten Excel-Daten.
- Anwenden von SUBTOTAL auf die Tabelle.
Lassen Sie uns diese Excel-Funktion anhand eines Beispiels verstehen. Wir verwenden Daten eines Bekleidungsherstellers. Er stellt T-Shirts in fünf verschiedenen Farben her, nämlich Weiß, Schwarz, Pink, Grün und Beige. Er produziert diese T-Shirts in sieben verschiedenen Größen, dh 2, 4, 6, 8, 10, 12, 14. Die relevanten Daten sind unten:
Der Lagerverwalter liefert zufällige Daten. Für die Analyse müssen wir nun die Gesamtzahl der T-Shirts jeder Farbe ermitteln, die im Lager liegen.
Schritt 1
Zuerst müssen wir das Arbeitsblatt nach Daten sortieren, die wir zur Zwischensumme benötigen. Da wir die Zwischensummen von T-Shirts nach Farben ermitteln müssen, werden wir sie entsprechend sortieren.
Dazu können wir die SORT-Funktion auf der Registerkarte Daten verwenden.
Schritt 2
Der nächste Schritt wäre die Anwendung der Funktion SUBTOTAL. Dies kann wie folgt erfolgen:
Wählen Sie die Registerkarte Daten und klicken Sie auf GESAMT.
Wenn wir darauf klicken, wird das Dialogfeld Zwischensumme wie folgt angezeigt:
Klicken Sie nun auf den Dropdown-Pfeil für das Feld "Bei jeder Änderung in:". Wir können jetzt die Spalte auswählen, für die wir eine Zwischensumme erstellen möchten. In unserem Beispiel wählen wir Farbe.
Als nächstes müssen wir auf den Dropdown-Pfeil für das Feld "Funktion verwenden:" klicken. Dies hilft uns bei der Auswahl der Funktion, die wir verwenden möchten. Es stehen 11 Funktionen zur Verfügung. Wir müssen je nach unseren Anforderungen wählen. In unserem Beispiel wählen wir SUM, um die Gesamtzahl der T-Shirts in jedem Lager zu ermitteln.
Als nächstes gehen wir zu "Zwischensumme hinzufügen zu: Feld". Hier müssen wir die Spalte auswählen, in der die berechnete Zwischensumme angezeigt werden soll. In unserem Beispiel wählen wir Anzahl der Einheiten in Lager I und Lager II aus.
Danach müssen wir auf OK klicken und wir erhalten die folgenden Ergebnisse:
Wie wir im obigen Screenshot sehen können, werden die Zwischensummen als neue Zeilen unter jeder Gruppe eingefügt. Wenn wir Zwischensummen erstellen, ist unser Arbeitsblatt in verschiedene Ebenen unterteilt. Abhängig von den Informationen, die Sie im Arbeitsblatt anzeigen möchten, können Sie zwischen diesen Ebenen wechseln.
Die Ebenenschaltflächen in unserem Beispiel sind Bilder von Schaltflächen für die Ebenen 1, 2, 3, die auf der linken Seite des Arbeitsblatts angezeigt werden. Angenommen, ich möchte nur die gesamten T-Shirts sehen, die in verschiedenen Farben im Lager liegen. Wir können auf Level 2 klicken.
Wenn wir auf die höchste Ebene (Ebene 3) klicken, erhalten wir alle Details.
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Tipps für die SUBTOTAL-Funktion:
Tipp 1
Nehmen wir an, wir möchten sicherstellen, dass alle Farben von T-Shirts in allen Größen in beiden Lagern erhältlich sind. Wir können diese Schritte befolgen:
Schritt 1: Klicken Sie auf Zwischensumme. Denken Sie daran, dass wir unseren aktuellen Zwischensummen-Daten ein weiteres Kriterium hinzufügen.
Jetzt,
Schritt 2: Wählen Sie COUNT aus dem Dropdown-Menü und Size aus dem Feld "Zwischensumme hinzufügen zu". Deaktivieren Sie danach das Kontrollkästchen "Aktuelle Zwischensummen ersetzen". Sobald Sie auf OK klicken, erhalten Sie die folgenden Daten:
Dies hilft uns sicherzustellen, dass die Anzahl für verschiedene Größen gilt, und wir können Daten so sortieren, dass die Wiederholungen nicht vorhanden sind.
Tipp 2
Sortieren Sie die Daten immer nach Spalten, die wir zur Zwischensumme verwenden.
Tipp 3
Denken Sie daran, dass jede Spalte, für die wir eine Zwischensumme erstellen möchten, eine Beschriftung in der ersten Zeile enthält.
Tipp 4
Wenn Sie eine Zusammenfassung der Daten erstellen möchten, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen "Zusammenfassung unter den Daten beim Einfügen von Zwischensummen".
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