Was ist ein Gutschein?

Ein Gutschein ist ein internes Dokument innerhalb eines Unternehmens, das von der Kreditorenbuchhaltung ausgestellt wird. Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung ist eine Verbindlichkeit, die entsteht, wenn eine Organisation Waren oder Dienstleistungen von ihren Lieferanten auf Kredit erhält. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden voraussichtlich innerhalb eines Jahres oder innerhalb eines Betriebszyklus (je nachdem, welcher Zeitraum länger ist) zurückgezahlt. AP gilt als eine der liquidesten Formen der Abteilung für kurzfristige Verbindlichkeiten (AP). Es kann als „Memorandum“ über die Verbindlichkeiten des Unternehmens angesehen werden und wird zur Genehmigung einer Zahlung verwendet.

Gutschein

In jedem Unternehmen gibt es eine Kreditorenabteilung, die für Zahlungen zuständig ist, die seinen Gläubigern und Lieferanten zustehen.

Ein Gutschein ist ein Sicherungsdokument, das benötigt wird, um das Verfahren zum Sammeln und Ablegen aller anderen Dokumente einzuleiten, die zur Begleichung einer Haftung erforderlich sind.

Ein wichtiges Merkmal der internen Rechnungslegung eines Unternehmens ist der Kontrollmechanismus. Der Mechanismus stellt sicher, dass jede vom Unternehmen geleistete Zahlung zuvor autorisiert wurde und für die Waren oder Dienstleistungen geeignet ist. Produkte und Dienstleistungen Ein Produkt ist ein materieller Gegenstand, der zum Erwerb, zur Aufmerksamkeit oder zum Verbrauch auf den Markt gebracht wird, während eine Dienstleistung eine ist immaterieller Gegenstand, der sich aus dem Erhalt aufgrund der bereits bestehenden Vereinbarungen ergibt.

Mit anderen Worten, ein Gutschein ist ein Beleg für eine Rechnung, die das Unternehmen erhalten hat. Sobald der Gutschein ausgestellt wurde, bedeutet dies, dass die Rechnung überprüft wurde und bestätigt wurde, dass sie bezahlt werden muss. Der Gutschein berechtigt zur Zahlung der Rechnung in einer Pauschale, die in der Bilanz ausgewiesen wird.

So funktionieren Gutscheine

Bei Business-to-Business-Transaktionen sind die Zahlungen häufig nicht sofort fällig. Sie können mit einer zulässigen Verzögerung bezahlt werden, die zwischen 30, 60 oder 90 Tagen variieren kann. Wenn das Unternehmen die Lieferungen mit der Rechnung erhält, erstellt es anstelle einer sofortigen Freigabe der Zahlung einen Gutschein als Erinnerung an die fälligen Zahlungen oder als Erklärung über die bereits geleistete Zahlung.

Ein Gutschein kann verschiedene Belege enthalten. Die häufigsten sind unten aufgeführt:

  • Die vom Lieferanten erhaltene Rechnung
  • Die Daten des zu zahlenden Lieferanten (Name, Adresse, Telefonnummer)
  • Die Daten für die Zahlung (fälliger Betrag, einschließlich eines möglichen Rabattes und Fälligkeitsdatum für die Zahlung)
  • Die Erstbestellung Bestellung Eine Bestellung ist ein kommerzielles Quelldokument, das von einer Einkaufsabteilung eines Unternehmens ausgestellt wird, wenn eine Bestellung bei den Lieferanten des Unternehmens aufgegeben oder vom Unternehmen getätigt wird
  • Die Quittung, die bestätigt, dass das Unternehmen die in der Rechnung angegebenen Waren oder Dienstleistungen erhalten hat
  • Die Hauptbuchkonten Hauptbuch In der Buchhaltung ist ein Hauptbuch (GL) eine Aufzeichnung aller vergangenen Transaktionen eines Unternehmens, die nach Konten organisiert sind. Hauptbuchkonten (GL) enthalten alle sie betreffenden Debit- und Kredittransaktionen. Darüber hinaus enthalten sie detaillierte Informationen zu jeder Transaktion, die aus buchhalterischen Gründen benötigt werden
  • Die Unterschrift eines Bevollmächtigten im Unternehmen (z. B. des Leiters der Kreditorenabteilung), der den Kauf und die Zahlung bestätigt
  • Der Zahlungsnachweis, der in der Belegdokumentation enthalten ist

Die folgende Grafik zeigt den Vorgang der Erstellung eines Gutscheins:

Gutscheinprozess

Rechnungslegungsgrundsatz

Anhand der obigen Informationen können Sie feststellen, dass es zwei Arten von Gutscheinen gibt:

  • Gutscheine mit einem ausstehenden Restbetrag; und
  • Gutscheine, die sich auf eine bereits bezahlte Rechnung beziehen.

Die erste Art (fällige Zahlung) wird in der Bilanz ausgewiesen. Bilanz Die Bilanz ist einer der drei Grundabschlüsse. Diese Aussagen sind sowohl für die Finanzmodellierung als auch für die Rechnungslegung von entscheidender Bedeutung. Die Bilanz zeigt die Bilanzsumme des Unternehmens und wie diese Vermögenswerte entweder durch Fremd- oder Eigenkapital finanziert werden. Aktiva = Passiva + Eigenkapital als Verbindlichkeiten. Nachdem der Gutschein bezahlt wurde, wird er als bezahlter Gutschein registriert und der Zahlungsnachweis muss beigefügt werden.

Wichtigkeit von Gutscheinen

Gutscheine sind besonders wichtig, wenn ein Audit durchgeführt wird. Laut Gesetz unterliegen alle Unternehmen einem Prüfungsverfahren, das die Richtigkeit der Angaben im Jahresabschluss überprüft. Dank des Gutscheins kann der verantwortliche Prüfer leicht überprüfen, ob alle gekauften Waren oder die bezahlten Dienstleistungen tatsächlich beim Unternehmen eingegangen sind. Somit werden die Gutscheine verwendet, um die Barzahlungen des Unternehmens zu rechtfertigen und zu dokumentieren.

Andererseits werden die Gutscheine intern verwendet, um das Risiko eines Fehlverhaltens von Mitarbeitern zu verringern und sie davon abzuhalten, Absprachen zu treffen, um Unternehmensvermögen zu stehlen. Mit den Gutscheinen wird eine Papierspur erstellt, in der alle an dieser Transaktion beteiligten Personen sowie ihre mit dieser Transaktion verbundenen Aufgaben dokumentiert sind. Auf diese Weise ist es einfacher zu beurteilen, wer für was verantwortlich ist.

Beispiel für Gutscheine

Ein kleiner Minimarkt bestellt alle paar Tage frische Lebensmittel bei seinem Lieferanten. Der Leiter der Abteilung für frische Lebensmittel bestellt 50 Pfund Fleisch und Fisch, und der Eigentümer leitet den Auftrag zur Genehmigung der Lieferung ein. Wenn der Minimarkt die Bestellung erhält, wird der Inhalt der Lieferung mit der Bestellung verglichen, um sicherzustellen, dass alles eingegangen ist.

Zu diesem Zeitpunkt wird ein Gutschein ausgestellt. Es enthält die Bestellung, den Versandbeleg und die Rechnung. Der fällige Betrag ist ebenfalls enthalten und wird bis zur Zahlung in der Kreditorenbuchhaltung erfasst.

Der Gutschein wird an den Eigentümer gesendet, der alles überprüft, um sicherzustellen, dass alle Informationen korrekt sind. Anschließend wird die Zahlung genehmigt. Danach wird die Transaktion abgeschlossen und der Gutschein wird als bezahlter Gutschein in der Bilanz registriert.

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