Wie erfasse ich Zahlungen im Rechnungswesen?

Die Erfassung von Zahlungen in der Buchhaltung kann ansonsten als „Kreditorenbuchhaltung“ bezeichnet werden. Dies bedeutet den Gesamtbetrag, den ein bestimmtes Unternehmen Unternehmen oder Lieferanten für Produkte oder Dienstleistungen schuldet. Darüber hinaus wird der Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen in der Bilanz ausgewiesen. Die Bilanz ist einer der drei Grundabschlüsse. Diese Aussagen sind sowohl für die Finanzmodellierung als auch für die Rechnungslegung von entscheidender Bedeutung. Die Bilanz zeigt die Bilanzsumme des Unternehmens und wie diese Vermögenswerte entweder durch Fremd- oder Eigenkapital finanziert werden. Aktiva = Passiva + Eigenkapital, insbesondere im Abschnitt "Aktuelle Passiva", und enthält alle Rechnungen, die zu zahlen sind.

Beispielsweise sollte ein Unternehmen, das gerade seine Büromaterialien von Unternehmen B gekauft hat und eine Rechnung über 500 US-Dollar erhält, den Betrag aufzeichnen und am oder vor dem Fälligkeitsdatum bezahlen, um einen Ausfall zu vermeiden.

Zahlung im Rechnungswesen erfassen

Kreditorenbuchhaltung vs. Debitorenbuchhaltung

Die beiden Konzepte Kreditorenbuchhaltung und Debitorenbuchhaltung unterscheiden sich definitiv voneinander. Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung Kreditorenbuchhaltung ist eine Verbindlichkeit, die entsteht, wenn eine Organisation Waren oder Dienstleistungen von ihren Lieferanten auf Kredit erhält. Die Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen werden voraussichtlich innerhalb eines Jahres oder innerhalb eines Betriebszyklus (je nachdem, welcher Zeitraum länger ist) zurückgezahlt. AP gilt als eine der liquidesten Formen kurzfristiger Verbindlichkeiten. Einerseits bezieht sich dies darauf, wie viel ein Unternehmen einem anderen Unternehmen für den Kauf von Waren und Dienstleistungen schuldet, die zurückgezahlt werden müssen. Ein Schlüsselwort hier ist "Kredit", was bedeutet, dass die Waren zuerst erworben wurden und die Zahlung folgt.

Debitorenbuchhaltung Die Debitorenbuchhaltung (AR) repräsentiert die Kreditverkäufe eines Unternehmens, die von seinen Kunden noch nicht vollständig bezahlt wurden, ein kurzfristiger Vermögenswert in der Bilanz. Unternehmen gestatten ihren Kunden, zu einem angemessenen, längeren Zeitraum zu zahlen, sofern die Bedingungen vereinbart sind. Auf der anderen Seite ist das Gegenteil der Fall, da es sich um den Geldbetrag handelt, den ein Unternehmen von einem anderen Unternehmen sammeln kann, um seine Waren oder Dienstleistungen an dieses Unternehmen verkauft zu haben. Daher können wir sagen, dass der erste eine Verbindlichkeit ist, während der andere ein Vermögenswert ist.

Beispiel für die Erfassung von Zahlungen im Rechnungswesen

Angenommen, eine Firma namens Bags Unlimited hat 100 Nylontaschen an Firma B verkauft, und beide Firmen haben sich auf einen bestimmten Zahlungstermin geeinigt. Jetzt sendet Bags Unlimited seine Rechnung Quelldokumente Die Papierspur der Finanztransaktionen eines Unternehmens wird in der Buchhaltung als Quelldokumente bezeichnet. Unabhängig davon, ob Schecks zur Auszahlung ausgestellt, Verkäufe zur Erstellung von Belegen getätigt, Rechnungsrechnungen von Lieferanten gesendet oder Arbeitszeiten auf dem Arbeitszeitblatt eines Mitarbeiters erfasst werden - alle entsprechenden Dokumente sind Quelldokumente. und schreibt das Fälligkeitsdatum 15. Dezember, wie von beiden Parteien vereinbart. Es erfasst die Transaktion unter seinen Forderungen, während Unternehmen B sie unter Verbindlichkeiten erfasst.

Ist die Kreditorenbuchhaltung eine Lastschrift oder eine Gutschrift?

Dies ist eine der kniffligen Fragen zu Kreditorenbuchhaltung. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen gelten als Schulden, da sie den Kauf von Waren auf Kredit beinhalten, was bedeutet, dass ein Guthaben beibehalten werden sollte. Das Guthaben entspricht dem Gesamtbetrag, den ein Unternehmen seinen Lieferanten schuldet. Sobald die Rechnung eingegangen ist, wird der geschuldete Betrag erfasst, wodurch sich das Guthaben erhöht.

Nachdem die Rechnung bezahlt wurde, wird der Betrag als Lastschrift verbucht. Dadurch wird das Guthaben wieder gesenkt. Zusammenfassend ist das Guthaben umso niedriger, je höher die Verbindlichkeiten sind, desto höher ist das Guthaben und je niedriger die Verbindlichkeiten sind.

Der Kreditorenbuchhaltungsprozess

Der Kreditorenbuchhaltungsprozess scheint eine einfache Aufgabe zu sein, erfordert jedoch eine sehr sorgfältige Prüfung der Rechnungen, da die geringsten Fehler zu enormen Verlusten für ein Unternehmen führen können. Tatsächlich müssen alle Unternehmen, insbesondere die großen und langjährigen, ein automatisiertes Kreditorensystem einführen, um sicherzustellen, dass der folgende Prozess korrekt ausgeführt wird.

1. Erhalt einer Rechnung

Der erste Schritt ist der Eingang der Rechnung, der über verschiedene Kanäle wie E-Mail, Fax oder Kurier erfolgen kann.

2. Weiterleitung an die richtige Person

Da es nur per Post oder per E-Mail des Unternehmens ankommen kann, muss es an die entsprechende Person weitergeleitet werden, die möglicherweise der Buchhalter ist. Buchhalter Ein Buchhalter spielt eine sehr wichtige Rolle in einer Organisation, unabhängig davon, ob es sich um ein multinationales Unternehmen oder ein kleines Unternehmen handelt , inländische. Der Zu- und Abfluss des Unternehmensgeldes wird vom Buchhalter genau überwacht, der auch sicherstellt, dass alle Finanztransaktionen legal, korrekt, Manager und Buchhalter sind. Buchhalter Die Hauptaufgabe eines Buchhalters besteht darin, die täglichen finanziellen Ereignisse des Unternehmens zu pflegen und aufzuzeichnen . Ein Buchhalter ist für die Erfassung und Pflege der Finanztransaktionen eines Unternehmens verantwortlich, z. B. Einkäufe, Ausgaben, Umsatzerlöse, Rechnungen und Zahlungen. oder der Kreditorenbuchhalter, wenn es eine solche Position gibt.

3. Eingabe von Details

Sobald es die Hände der richtigen Person erreicht, werden die Details der Rechnung in eine Datei wie eine Tabelle eingegeben, die gespeichert wird.

4. Rechnungen genehmigen

Die Genehmigung von Rechnungen ist sehr wichtig. Im Idealfall sollte jede Rechnung vor Zahlungseingang einer strengen Prüfung unterzogen werden, um sicherzustellen, dass alle Eingaben korrekt sind. In der Tat gibt es verschiedene Punkte, die speziell überprüft werden müssen, einschließlich:

  • Vorabgenehmigung des Aufwands oder der Bestellung durch das Unternehmen
  • Die Ankunft der vor der Zahlung gekauften Ware ist zu leisten
  • Die Singularität der Rechnung
  • Verträge und Vereinbarungen mit Lieferanten

5. Ausstellung von Schecks

Nachdem die Schritte abgeschlossen und die Rechnung überprüft wurden, erstellt der Buchhalter die Schecks und gibt den Betrag an, der für jeden Scheck zu zahlen ist. Sie werden in Umschlägen versiegelt, mit den entsprechenden Adressen gekennzeichnet und an die vorgesehenen Empfänger gesendet.

Die obigen Schritte befinden sich in einem manuellen Kreditorensystem. Da es sehr mühsam und zeitaufwändig ist und eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit aufweist, wird ein automatisiertes System dringend empfohlen.

Merkmale eines gut geführten Kreditorensystems

Ein genauer Kreditorenbuchhaltungsprozess führt zu genauen Abschlüssen, die letztendlich zum Erfolg eines Unternehmens führen. Ein gut geführtes Kreditorensystem weist die folgenden Merkmale auf.

  • Legitime Rechnungen werden nicht nur korrekt, sondern auch zeitnah verarbeitet.
  • Rechnungen werden auf den richtigen Konten erfasst.
  • Nicht verarbeitete Ausgaben werden angepasst.

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