Sitzungsprotokolle sind Notizen, die während einer Besprechung aufgezeichnet werden. Sie heben die wichtigsten Themen hervor, die diskutiert werden, die vorgeschlagenen oder abgestimmten Anträge und die durchzuführenden Aktivitäten. Das Protokoll einer Sitzung wird normalerweise von einem bestimmten Mitglied der Gruppe erstellt. Ihre Aufgabe ist es, eine genaue Aufzeichnung dessen zu liefern, was während des Meetings passiert ist.
Schritte zum Aufzeichnen von Sitzungsprotokollen
Das Aufzeichnen des Protokolls einer Besprechung umfasst fünf Hauptschritte. Sie sind:
- Vorplanung
- Aufzeichnungen machen
- Schreiben oder Transkribieren der Protokolle
- Sitzungsprotokolle teilen
- Einreichung oder Speicherung von Protokollen zur späteren Bezugnahme
Vorplanung
Wenn ein Meeting im Voraus gut geplant ist, ist es viel einfacher, sich Minuten zu nehmen. Der Vorsitzende CEO Ein CEO, kurz für Chief Executive Officer, ist die ranghöchste Person in einem Unternehmen oder einer Organisation. Der CEO ist verantwortlich für den Gesamterfolg einer Organisation und für die Entscheidungsfindung auf höchster Ebene. Lesen Sie eine Stellenbeschreibung, und der Sekretär oder Protokollführer sollte zusammenarbeiten, um die Tagesordnung des Meetings im Voraus festzulegen. Beispielsweise könnte die Person, die das Protokoll aufzeichnet, mit dem Vorsitzenden zusammenarbeiten, um ein Dokument zu erstellen, das als Tagesordnung dient und das Format für die Sitzung bereitstellt.
Tagesordnung
Wenn es dem Vorsitzenden und der Sekretärin nicht möglich ist, sich zu treffen und einen Entwurf auszuarbeiten, ist es Sache der Sekretärin, vor Beginn der Sitzung eine Kopie der Tagesordnung zu erhalten. Die Tagesordnung der Sitzung dient als Leitfaden für die Erstellung von Notizen und die Vorbereitung des Protokolls. Darüber hinaus enthält die Tagesordnung weitere Einzelheiten, die in das Protokoll aufgenommen werden müssen. Sie beinhalten:
- Namen aller anwesenden Mitglieder - einschließlich Gäste und Redner
- Dokumente, die im Verlauf der Sitzung ausgehändigt werden können, z. B. Kopien einer Liste von Vorschlägen, über die abgestimmt werden soll
Erwartungen
Wenn eine Person als Minutenschreiber ausgewählt wird, ist es wichtig, dass sie weiß, was von ihnen erwartet wird. Daher sollte sich die Person an den Vorsitzenden des Ausschusses wenden und fragen, welche Rolle sie in der Sitzung spielen wird. Wenn die Sitzung beispielsweise das Vorschlagen von Anträgen beinhaltet. Stimmrechtsvertretung Eine Stimmrechtsvertretung ist eine Übertragung der Stimmrechte an einen Vertreter im Namen des ursprünglichen Stimmrechtsinhabers. Die Partei, die die Stimmberechtigung erhält, wird als Stimmrechtsvertreter bezeichnet, und der ursprüngliche Stimmberechtigte wird als Auftraggeber bezeichnet. Das Konzept ist auf den Finanzmärkten wichtig, und insbesondere bei börsennotierten Unternehmen sollte sich das designierte Mitglied erkundigen, ob es die Namen derjenigen, die Anträge vorschlagen, und derjenigen, die Abordnungen vorschlagen, angeben soll.
Was in das Sitzungsprotokoll aufzunehmen ist
Vor dem Aufzeichnen von Details sollte sich ein ausgewiesener Minutenschreiber mit der Art der Informationen vertraut machen, die aufgezeichnet werden sollen. Eine Gruppe verwendet möglicherweise ein bestimmtes Format zum Aufzeichnen von Notizen. Insgesamt enthält das Protokoll einer Besprechung jedoch normalerweise die folgenden Details:
- Datum und Uhrzeit des Treffens
- Namen der Teilnehmer sowie abwesende Teilnehmer
- Annahme oder Änderung des Protokolls der vorherigen Sitzung
- Entscheidungen zu jedem Tagesordnungspunkt, wie z.
- Durchgeführte oder vereinbarte Aktivitäten
- Nächste Schritte
- Ergebnisse von Wahlen Straight Voting Straight Voting, allgemein als gesetzliche Abstimmung bekannt, ist ein Abstimmungssystem für Unternehmen, das zur Wahl von Direktoren oder zur Abstimmung über wichtige Angelegenheiten verwendet werden kann
- Anträge angenommen oder abgelehnt
- Neues Geschäft
- Datum und Uhrzeit des nächsten Treffens
Der Prozess des Schreibens von Sitzungsprotokollen
Wenn die Besprechung endet, sollte die Person, die mit dem Schreiben von Protokollen beauftragt ist, alle Ressourcen erhalten, die sie benötigt, um die Protokolle klar und vorzeigbar zu verfassen. Hier sind einige Tipps zu beachten:
- Nehmen Sie sich nach Beendigung des Meetings nicht zu viel Zeit, um die Protokolle zu schreiben. Auf diese Weise ist alles, was in der Besprechung stattgefunden hat, noch in Ihrem Kopf.
- Überprüfen Sie die zuvor erstellte Gliederung und nehmen Sie gegebenenfalls Anpassungen vor. Dies kann das Hinzufügen zusätzlicher Informationen oder die Klärung einiger der aufgeworfenen Fragen umfassen. Überprüfen Sie auch, ob alle Urteile, Aktivitäten und Anträge eindeutig aufgezeichnet wurden.
- Überarbeiten Sie die Protokolle und stellen Sie sicher, dass sie kurz, aber klar sind.
Verteilen des Sitzungsprotokolls
Sobald der Sekretär das Schreiben des Protokolls abgeschlossen hat, soll er es mit den Gruppenmitgliedern teilen. Sie können online oder über die Cloud geteilt werden. In Anbetracht der Tatsache, dass Protokolle und andere Arten von Dokumenten viel Papierkram erfordern können, ist es möglicherweise vorzuziehen, einen papierlosen Freigabeansatz zu verwenden.
Wenn der Minutenrekorder beispielsweise die Protokolle mit Microsoft Word dokumentiert, das keine Online-Freigabe bietet, kann die Verwendung von Google-Dokumenten in Betracht gezogen werden, mit denen Dokumente online für andere Benutzer freigegeben werden können.
Der Rekorder soll auch eine Kopie des Sitzungsprotokolls zum späteren Nachschlagen speichern. Die meisten Unternehmen speichern ihre Protokolle online - entweder in Google Text & Tabellen oder in OneDrive.
Schlüssel zum Mitnehmen
Sitzungsprotokolle sind wichtig, da sie zur Dokumentation der wichtigsten Probleme verwendet werden, die während einer Besprechung aufgeworfen wurden. In effektiven Protokollen können beispielsweise die Ansätze angegeben werden, die zur Lösung eines bestimmten Problems vorgeschlagen wurden, und der Hauptgrund, warum Mitglieder eine Methode der anderen vorziehen.
Die Protokolle der Besprechung können manuell oder auf einem elektronischen Gerät wie einem Laptop oder iPad aufgezeichnet werden. Nach dem Meeting überprüft der Rekorder das Protokoll und nimmt gegebenenfalls Änderungen vor. Die Sitzungsprotokolle werden dann mit den Gruppenteilnehmern geteilt. Neben der Verteilung werden die Protokolle auch zum späteren Nachschlagen gespeichert.
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