Das Projektbudget ist ein Tool, mit dem Projektmanager die Gesamtkosten eines Projekts schätzen. Eine Projektbudgetvorlage enthält eine detaillierte Schätzung aller Kosten, die voraussichtlich vor Abschluss des Projekts anfallen.
Große kommerzielle Projekte können Projektbudgets haben, die mehrere Seiten lang sind. Mit solchen Projekten sind häufig große Kosten verbunden, wie z. B. Arbeitskosten, Materialbeschaffungskosten und Betriebskosten. Fixe und variable Kosten Die Kosten können je nach Art auf verschiedene Arten klassifiziert werden. Eine der beliebtesten Methoden ist die Klassifizierung nach Fixkosten und variablen Kosten. Die Fixkosten ändern sich nicht mit der Zunahme / Abnahme des Produktionsvolumens, während die variablen Kosten ausschließlich abhängig sind. Das Projektbudget selbst ist ein dynamisches Dokument. Es wird im Laufe des Projekts kontinuierlich aktualisiert.
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Die Bedeutung eines Projektbudgets
Zunächst kann der Projektmanager anhand des Projektbudgets bestimmen, wie viel das Projekt voraussichtlich kosten wird. Während des gesamten Projektverlaufs kann der Projektmanager überprüfen, ob das Projekt an seinem Budget festhält oder nicht.
Beispiel für ein Projektbudget
Unten finden Sie eine Beispielvorlage für das Projektbudget:
Schauen wir uns die oben gezeigte Beispielvorlage für das Projektbudget an. John ist ein Projektmanager, der für den Abschluss des Projekts ABC verantwortlich ist. John organisiert das Projekt in einem Projektstrukturplanformat (PSP-Format). Das Projekt ABC hat zwei Hauptaufgaben. Jeder dieser primären Aufgaben sind 3 sekundäre Aufgaben zugeordnet. Schließlich sind jeder sekundären Aufgabe zwei tertiäre Aufgaben zugeordnet. Das Projekt ABC erfordert den Einsatz von Arbeit und Kapital für seine Fertigstellung. Die Projektbudgetvorlage enthält separate Abschnitte für Arbeit und Kapital.
Der Einfachheit halber wurde angenommen, dass die Arbeit für jede der Hauptaufgaben einen bestimmten Lohnsatz berechnet. In der Praxis können die Lohnsätze für jede sekundäre und tertiäre Aufgabe unterschiedlich sein. Darüber hinaus erfordern einige komplexe Projekte möglicherweise den Einsatz anderer Ressourcen zusätzlich zu Arbeit und Kapital.
Schritt 1
Schauen wir uns Aufgabe 1 an: Zu Beginn des Projekts schätzt John Folgendes zu Aufgabe 1.
- Arbeit: Aufgabe 1, die eine Hauptaufgabe ist, wird 40 Stunden dauern. Von den 40 Stunden werden 10 Stunden für Aufgabe 1.1, 20 Stunden für Aufgabe 1.2 und 10 Stunden für Aufgabe 1.3 aufgewendet. Von den 10 Stunden, die für Aufgabe 1.1 vorgesehen sind, werden jeweils 5 Stunden für die Aufgaben 1.1.1 und 1.1.2 aufgewendet. Von den 20 Stunden, die für Aufgabe 1.2 vorgesehen sind, werden jeweils 10 Stunden für die Aufgaben 1.2.1 und 1.2.2 aufgewendet. Von den 10 Stunden, die für Aufgabe 1.3 vorgesehen sind, werden jeweils 5 Stunden für die Aufgaben 1.3.1 und 1.3.2 aufgewendet. Jede Arbeitsstunde wird voraussichtlich 20 US-Dollar kosten. Für Aufgabe 1 werden daher voraussichtlich Arbeitskosten in Höhe von insgesamt 800 USD anfallen.
- Kapital: Aufgabe 1 erfordert 20 Kapitaleinheiten. Jede Kapitaleinheit wird voraussichtlich 50 USD kosten. Für Aufgabe 1 werden daher voraussichtlich Kapitalkosten in Höhe von 1.000 USD anfallen.
- Insgesamt: Aufgabe 1 wird voraussichtlich 1.800 USD kosten.
Schritt 2
Nachdem John die obigen Schätzungen vorgenommen hat, arbeitet er mit dem Projekt ABC. Wenn jedoch Aufgabe 1 abgeschlossen ist, erkennt John Folgendes:
- Arbeit: Aufgabe 1 dauerte nur 38 Stunden. Aufgabe 1.1 dauerte 12 Stunden, Aufgabe 1.2 dauerte 15 Stunden und Aufgabe 1.3 dauerte 11 Stunden. Die Aufgaben 1.1.1 und 1.1.2 dauerten jeweils 6 Stunden. Die Aufgaben 1.2.1 und 1.2.2 dauerten 8 bzw. 7 Stunden, und die Aufgaben 1.3.1 und 1.3.2 dauerten 4 bzw. 7 Stunden. Darüber hinaus kostete jede Arbeitsstunde aufgrund eines Anstiegs der Marktnachfrage nach Arbeitskräften tatsächlich 25 USD. Für Aufgabe 1 fielen somit Arbeitskosten in Höhe von 950 USD an.
- Kapital: Aufgabe 1 benötigte tatsächlich 30 Kapitaleinheiten für ihre Fertigstellung. Für Aufgabe 1 fielen somit Kapitalkosten in Höhe von 1.500 USD an.
- Insgesamt: Aufgabe 1, die voraussichtlich 1.800 US-Dollar kosten würde, kostete tatsächlich 2.450 US-Dollar.
Der gleiche Vorgang wird für Aufgabe 2 wiederholt. Wie aus der obigen Projektbudgetvorlage hervorgeht, hat Project ABC sein Budget um 420 USD überschritten.
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