SCQA ist eine Abkürzung für S ituation, C omplication, Q uestion und A nswer. Die SCQA-Methode wird verwendet, um die Aufmerksamkeit eines Lesers auf sich zu ziehen. Dies ist beim Schreiben im Geschäftsleben sehr wichtig, da der Leser den Text weniger wahrscheinlich versteht und seiner Botschaft zustimmt, wenn er sich beim Lesen langweilt.
Zusammenfassung
- SCQA ist eine effektive Methode, um das Schreiben von Unternehmen für den Leser attraktiver und interessanter zu machen.
- SCQA steht für Situation, Komplikation, Frage und Antwort.
- Das Umkehren der Pyramide ist eine weitere Taktik, um die Lesbarkeit zu verbessern. Es kehrt einfach die Struktur des Textes um, indem es zuerst die Schlussfolgerung präsentiert und dann in die Details um ihn herum eintaucht.
Praktisches Beispiel für SCQA
Unten finden Sie ein Textbeispiel, in dem die SCQA nicht verwendet wird:
Wir können sehen, dass die obige Passage schwer zu lesen ist und eine ziemlich harte Sprache enthält. Zunächst wird empfohlen, es zu verkleinern, damit der Grund für das Schreiben (Situation), seine Komplikation und Frage (z. B. was ist das Problem?) Und die vorgeschlagene Antwort klar angegeben sind.
Schauen wir uns also die überarbeitete Version des Abstracts mit der angewandten SCQA-Methode an:
SCQA verstehen
Schauen wir uns auf der Grundlage der überarbeiteten Version jede Komponente der SCQA an:
Lage
Die Situation bezieht sich auf die Stabilität des Wortzustands. Es ist der Status Quo und die Norm. Der Autor sollte sich folgende Fragen stellen:
- Was ist der Kontext dessen, was passiert?
- Wer sind die Spieler?
Der Satz, der die Situation in der Passage enthält, lautet: „Steel Supplies produziert und verkauft derzeit Stahlstangen auf Produktionsniveau.“ Der Ausdruck stellt eine Aussage dar, die dem Leser erklärt, was passiert.
Komplikation
Wenn es um Komplikationen geht, stellt dies eine Änderung der Situation dar und ist der Grund, warum Business Writing erforderlich ist. Unter Bezugnahme auf das obige Beispiel ist der Komplikationsteil von SCQA im folgenden Satz dargestellt:
"Das Unternehmen lehnt jedoch Aufträge aufgrund von Kapazitätsengpässen ab."
Als Leser wissen wir jetzt, dass eine große Nachfrage nach Stahlstangen besteht, aber die Kapazität des Unternehmens erlaubt es derzeit nicht, die Nachfrage zu befriedigen.
Frage
Frage bezieht sich auf die Problemstellung. Nach der Definition des Problems besteht der nächste Schritt darin, eine Hypothese zu entwickeln. Mit anderen Worten, wir beginnen Fragen zu stellen.
Eine Hypothese ist normalerweise fälschbar, was bedeutet, dass sie widerlegt werden kann. Zum Beispiel: "Alle Unternehmen sind profitabel." Wenn Sie ein Unternehmen kennen, das nicht rentabel ist, war die Hypothese falsch.
In unserem Fall ist die Frage im Komplikationssatz verborgen: „Das Unternehmen lehnt jedoch Aufträge aufgrund von Kapazitätsengpässen ab.“ Nachdem festgestellt wurde, dass das Unternehmen nicht genügend Stahlstangen liefern kann, um die Nachfrage zu befriedigen, lautet die Frage: „Wie wird es hergestellt?“
Antworten
Schließlich ist Antwort der Prozess des Fixierens und Beantwortens der aufgeworfenen Frage. Die Antwort im Beispiel wird also sein, das Produktionsniveau von Stahlstangen um 23.800 Tonnen pro Jahr zu erhöhen, was durch die Marktforschung gestützt wird, die das Marktpotenzial rechtfertigt.
Pyramide umkehren
Das Umkehren der Pyramide bezieht sich auf eine Methode zum Schreiben der Organisation, bei der es darum geht, die tatsächlichen Schlussfolgerungen am Anfang darzustellen und gleichzeitig mehr Details bereitzustellen, während der Leser den Text weiter liest.
Es heißt "Invertieren der Pyramide", weil wir die Struktur des Textes buchstäblich umkehren, indem wir zuerst die Schlussfolgerung präsentieren und dann auf weitere Details eingehen.
Wir beginnen mit dem Business Writing, indem wir Rohdaten sammeln. Sobald dies erledigt ist, stellen wir die wichtigsten Fakten zum angesprochenen Problem zusammen und analysieren die Informationen im Text. Schließlich interpretieren wir die Analyse, um die Schlussfolgerungen und Empfehlungen des Schreibens zu ziehen.
Die oben beschriebene Methode ist ein typischer Prozess, bei dem Recherchen durchgeführt und im Geschäftsschreiben eine Schlussfolgerung gezogen werden. Wenn wir die Informationen effektiv präsentieren möchten, drehen wir den Prozess um, indem wir die Pyramide umkehren.
Um die Pyramide umzukehren, müssen wir zuerst die Schlussfolgerung angeben (siehe ein Buchstabenbeispiel unten). Auf diese Weise kann der Leser sofort den wichtigsten Teil des Schreibens erfassen und ihm sofort die Essenz zeigen. Wenn der Leser weiter liest, kann er untersuchen, wie der Autor die Schlussfolgerung interpretiert und wie er Informationen analysiert. In der Regel treffen Entscheidungsträger eine strategische Entscheidung, die auf der Schlussfolgerung des Autors basiert.
Indem wir zuerst die Schlussfolgerungen zeigen, sparen wir allen Zeit, indem wir die mentale Anstrengung reduzieren. Die Details werden schriftlich weiter aufgenommen, wenn der Leser neugierig auf das Thema und die Schlussfolgerungen ist.
Vereinfachen wir das Konzept so, als wäre es eine Pyramide. Hier wollen wir unser Schreiben mit der Schlussfolgerung abrunden, weil es der wichtigste Aspekt und der Zweck des Schreibens ist. Anschließend präsentieren wir eine Analyse basierend auf unseren Schlussfolgerungen.
Schließlich schließen wir die Fakten ein, die die Grundlage unserer Analyse am Ende der Pyramide bilden.
Praktisches Beispiel
Schauen wir uns noch einmal dasselbe Beispiel eines Briefes an, der ohne Verwendung von SCQA und Umkehrung der Pyramide geschrieben wurde:
Das Lesen des ersten Absatzes zeigt uns, wie unterschiedlich es sein kann, wenn die Pyramide invertiert und SCQA verwendet wird. Alle Informationen zu Situation, Komplikation und Frage finden Sie in der ersten Zusammenfassung. Der Rest des Textes wiederholt die Situation, die Komplikation und die Frage mehrmals vor der Antwort.
Die obige Passage ist mit Datenbits verstopft, was die Passage länger und damit komplizierter macht.
Vergleichen Sie nun den ersten Buchstaben mit dem zweiten Buchstaben unten:
Die Schlussfolgerung wird sofort am Anfang platziert (siehe den fett gedruckten Text auf dem Bild oben), wodurch der Geschäftsführer des Unternehmens sofort auf die Hauptbetreffzeile des Briefes aufmerksam wird. Wenn er den Brief weiter liest, wird er feststellen, dass der erste Satz die Situation enthält, der zweite Satz die Komplikation und die Frage enthält und alles danach die eigentliche Antwort ist.
Der zweite Buchstabe ist durch Umkehren der Pyramide mit SCQA deutlich kürzer und auffälliger. Die Art des Schreibens ist prägnant und effektiv und schafft eine Geschichte, die den Leser interessiert.
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