Was ist Lohnbuchhaltung?

Die Lohnbuchhaltung ist im Wesentlichen die Berechnung, Verwaltung, Erfassung und Analyse der Vergütung von Mitarbeitern. Vergütung Die Vergütung ist jede Art von Vergütung oder Zahlung, die eine Person oder ein Mitarbeiter als Vergütung für ihre Dienstleistungen oder die Arbeit erhält, die sie für eine Organisation oder ein Unternehmen leisten. Es umfasst das Grundgehalt, das ein Mitarbeiter erhält, sowie andere Arten von Zahlungen, die im Laufe seiner Arbeit anfallen. Darüber hinaus umfasst die Lohn- und Gehaltsabrechnung auch den Leistungsabgleich. Soziale Sicherheit Die soziale Sicherheit ist ein Programm der US-Bundesregierung, das Menschen mit unzureichendem oder keinem Einkommen Sozialversicherungen und Leistungen bietet. Die ersten Sozial- und Quellensteuern und -abzüge bezogen sich auf die Entschädigung.Die Berechnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung wird stark von den gesetzlichen Anforderungen jedes Landes beeinflusst (dies kann auch von den Anforderungen des Bundesstaates oder der Stadt abhängen).

Lohnabrechnung

Hauptkosten der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohnkosten beziehen sich auf Verpflichtungen (Aufwendungen), die von einem Arbeitgeber übernommen wurden. Sie finanzieren die Vergütung der Arbeitnehmer für ihre direkte Arbeit oder als Folge der durch die gesetzlichen Anforderungen festgelegten obligatorischen Leistungen.

Die Summe aller oben aufgeführten Konzepte bildet den aufgelaufenen Aufwand, um einen Mitarbeiter auf der Gehaltsliste zu halten.

Nach Rechnungslegungsgrundsätzen sind alle aufgelaufenen Aufwendungen Rückstellungen Aufwendungen, die erfasst werden, obwohl kein Bargeld gezahlt wurde. Diese Aufwendungen werden in der Regel nach dem Matching-Prinzip von GAAP (General Accepted Accounting Principles) mit den Einnahmen verrechnet. muss das Matching-Prinzip erfüllen Matching-Prinzip Das Matching-Prinzip ist ein Rechnungslegungskonzept, das vorschreibt, dass Unternehmen Ausgaben gleichzeitig mit den Einnahmen ausweisen, auf die sie sich beziehen. Einnahmen und Ausgaben werden in der Gewinn- und Verlustrechnung für einen bestimmten Zeitraum (z. B. ein Jahr, ein Quartal oder einen Monat) abgeglichen. Beispiel für das Matching-Prinzip. Das Matching-Prinzip besagt, dass alle Ausgaben in dem Zeitraum übereinstimmen müssen, in dem alle damit verbundenen Einnahmen gemeldet werden (dies hängt nicht vom Zahlungstermin ab). Beispielsweise,Wenn ein Mitarbeiter am ersten Dezember eingestellt, aber in der ersten Januarwoche bezahlt wird, müssen die mit der Arbeit des Mitarbeiters verbundenen Kosten im Dezember erfasst werden.

Hinweis: Die Vergütung für die Arbeit der Mitarbeiter wird nicht immer als Aufwand erfasst. Wenn beispielsweise die Arbeit von Mitarbeitern zur Herstellung eines Produkts oder Vermögenswerts dient, sollte die Vergütung (einschließlich Rückstellungen) als Herstellungskosten des Produkts erfasst werden (Inventar Inventar Inventar ist ein in der Bilanz ausgewiesenes Konto für kurzfristige Vermögenswerte, das aus allen Rohstoffen besteht Materialien, unfertige Erzeugnisse und Fertigwaren, die ein Unternehmen angesammelt hat. Es wird häufig als das illiquide aller kurzfristigen Vermögenswerte angesehen - daher wird es bei der Berechnung des schnellen Verhältnisses vom Zähler ausgeschlossen.) oder als Vermögenswert erfasst und als Aufwand erfasst wenn das Inventar verkauft wird (durch Umsatzkosten) oder der Vermögenswert verwendet wird (durch Amortisation).

Leistungsverpflichtungen unter Lohnbuchhaltung

Leistungsverpflichtungen beziehen sich auf Einbehaltungen oder Abzüge von den Löhnen der Arbeitnehmer. Die Selbstbehalte werden nicht direkt an Mitarbeiter gezahlt, sondern in der Regel später an staatliche Einrichtungen oder private Unternehmen. Die häufigsten Einbehaltungen gemäß US-amerikanischem Recht sind:

  • Bundeseinbehalte: Selbstbehalte für Bundeseinkommensteuern
  • Staatliche Quellensteuern: Selbstbehalte für staatliche Einkommenssteuern
  • FICA zahlbar: Selbstbehalte für Sozialversicherung und Medicare
  • Staatliche Behinderung: Staatliche Invaliditätssteuern
  • Krankenversicherung für Arbeitnehmer: Selbstbehalt bei der Krankenversicherung
  • 401K: Selbstbehalte für Altersguthaben.

Andere Einbehaltungen umfassen:

  • Vom Gericht angeordnete Einbehaltungen: Vom Gericht für bestimmte Zwecke angeordnete Abzüge vom Gehalt.
  • Gewerkschaftsbeitrag

Leistungsverpflichtungen unter Lohnbuchhaltung

Lohnbuchhaltung einrichten

Vor Beginn des Einstellungsprozesses müssen Arbeitgeber einige wichtige Anforderungen oder Überlegungen erfüllen. Sie entsprechen den US-Bundesgesetzen und können von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sein.

1. Federal Employer Identification Number (EIN)

Dies wird verwendet, um die Steuerzahlungen des Bundes zu verfolgen. Ein Unternehmen muss ein EIN vom IRS erhalten.

2. Zahlungsart und Periodizität

Wählen Sie nach der Festlegung des Gehaltsniveaus (je nach Position, Erfahrung, Branche usw.) und Art (Stunden- oder Jahreslohn) den Zeitraum aus, in dem die Mitarbeiter bezahlt werden sollen. Zahlungen werden normalerweise zwischen wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich ausgewählt. Zahlungsfristen sollten nicht länger als die monatliche Basis sein.

3. Leistungen und Versicherungen der Arbeitnehmer

Wenn Arbeitgeber zusätzliche Leistungen wie eine Versicherung oder einen 401K-Pensionsplan anbieten, müssen sie entscheiden, wie viel sie als Arbeitgeber beitragen und wie viel der Kosten der Arbeitnehmer übernehmen muss, um die Leistung zu erhalten.

4. Mitarbeiterformulare

Bei der Einstellung von Mitarbeitern ist es wichtig, alle Informationen zum Recht auf Arbeit in den USA sowie personenbezogene Daten zu sammeln. Die wichtigsten Formulare sind das I-9-Formular (um zu überprüfen, ob der Mitarbeiter die Staatsbürgerschaft oder das Recht hat, im Rahmen einer Arbeitserlaubnis in den USA zu arbeiten), das W-4-Formular (Persönliche Daten der Mitarbeiter - durch Ausfüllen dieses Formulars erhalten Sie das Informationen, die zur Berechnung der für einen Mitarbeiter geltenden Quellensteuer benötigt werden) und Formular für die direkte Einzahlung.

Berechnungen in der Lohnbuchhaltung

Nach der Einrichtung des Unternehmens zur Einstellung von Mitarbeitern und dem Sammeln aller Informationen zu den Mitarbeitern muss das Unternehmen die folgenden Schritte ausführen:

  1. Berechnen Sie die direkte und indirekte Vergütung für Arbeit: Wenn Sie einen Monat beenden, addieren Sie alle Kosten für die direkte Vergütung wie Gehälter und Überstunden (die meisten Einbehaltungen und Rückstellungen werden auf der Grundlage dieser Konzepte berechnet).
  2. Summieren Sie dann indirekte Konzepte wie Provisionen und Boni (Überprüfen Sie Ihre Bundes- und Landesanforderungen, um festzustellen, ob sie in die Berechnung für Einbehaltungen oder Abzüge einbezogen werden sollten).
  3. Einbehaltung und Abzüge berechnen: Nachdem Sie die Grundlage für jede Einbehaltung oder jeden Abzug gemäß dem vorherigen Schritt ermittelt haben, berechnen Sie die Steuern und Lohnabzüge Ihrer Mitarbeiter gemäß den geltenden Anforderungen.
  4. Rückstellungen berechnen: Rückstellungen sind Rückstellungen, die Verbindlichkeiten generieren, die in Zukunft gezahlt werden. Die Aufwendungen, die sich aus gesetzlichen Anforderungen wie Urlaub und Ferien ergeben, werden in der Periode, in der sie anfallen, als Rückstellungen erfasst, obwohl sie in den Folgemonaten bezahlt werden. Sie sind das Ergebnis des Vertragsverhältnisses mit dem Arbeitnehmer.
  5. Notieren Sie Einträge in den Büchern.
  6. Zahlungen generieren: Nach der Berechnung und Registrierung der Buchhaltungseinträge müssen Unternehmen die Zahlungen an Mitarbeiter, staatliche Stellen (im Zusammenhang mit Einbehaltungen) und andere Stellen generieren. Dieser Prozess kann häufig an Dritte wie Ceridian vergeben werden.
  7. Nachträgliche Anpassungen der Rückstellungen berechnen: Aufgrund der Art der Rückstellungen, die auf Schätzungen beruhen, ist es wichtig, die Rückstellungen neu zu berechnen und gegebenenfalls anzupassen.

Die zentralen Thesen

Der Schlüssel für die Lohnbuchhaltung besteht darin, zu erkennen, wann ein Konzept vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer übernommen wird. Wenn Sie die Berechnungsgrundlage für Steuern und Abzüge von Bund, Ländern und Städten beherrschen, können Sie die Gehaltszahlungen korrekt berechnen. Da die Rückstellungen auf Schätzungen basieren, müssen Sie diese vor der Zahlung neu berechnen, um die erforderlichen Anpassungen vornehmen zu können. Es ist auch wichtig, alle rechtlichen und verfahrenstechnischen Anforderungen festzulegen, bevor Sie einen Mitarbeiter einstellen, da dies Ihnen hilft, die Wiederaufbereitungsaktivität zu reduzieren.

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